ASNPRO

ASNPRO’yu biz geliştirdik, biz işletiyoruz

ASNPRO, mnethic’in geliştirdiği ve bugün de işlettiği bir saha operasyon yazılımı. Asansör bakım ve montaj firmaları için yazıldı; şu anda 990’ın üzerinde asansör bu sistem üzerinden takip ediliyor ve 1.700’ü aşkın bakım kaydı sistemde duruyor.

Bu sayfa ürünün tanıtım sayfası değil. Ürünün kendi sitesi var: asnpro.net. Modüller, ekranlar ve satın alma tarafı orada duruyor. Burada anlattığımız şey, bu ölçekte bir sahayı yazılımla takip etmeye çalışırken karşımıza çıkan problemler ve verdiğimiz kararlar.

Saha yazılımında zor olan ekran çizmek değildir. Zor olan, işin yapıldığı yerin masabaşı olmamasıdır: teknisyen makine dairesinde, elinde telefon var, sinyal yok ve on dakika sonra bir sonraki binada olacak. Ürünün tamamı bu cümlenin etrafında şekillendi.

Sinyalin olmadığı yerde işin bitmesi

Makine dairesi binanın en tepesinde kapalı bir hacimdir; şebeke orada çoğu zaman yoktur. Yalnızca çevrimiçi çalışan bir uygulama teknisyeni o noktada kayıt tutamaz hâle getirir, o da kaydı akşam ofiste hatırladığı kadarıyla girer. Kaydın değeri tam orada biter.

Bu yüzden ASNPRO’da iş kaydı sunucuda değil cihazda oluşuyor. Teknisyen bakımı kapatır, fotoğrafı ve imzayı ekler; bağlantı yoksa iş cihazda kuyruğa alınır ve sinyal geldiğinde gönderilir. Teknisyen tarafında “gönderemedim” diye bir durum yok, kuyruk onun işi değil.

Bunun bedeli mobil tarafın ağırlaşmasıdır: fotoğraf, imza ve konum cihazda tutulur, gönderim sırası korunur. Kolay olanı yapıp her kaydı anlık bir isteğe bağlamak yerine bu bedeli ödemeyi tercih ettik, çünkü kayıt sahada üretilmediğinde geri kalan bütün modüller tahmine dayanıyor.

QR okutulmadan bakım kapanmıyor

Bakım kaydının en kırılgan yanı, işin gerçekten yapılıp yapılmadığının sonradan bilinememesidir. ASNPRO’da bakımın kapanması için asansördeki QR etiketinin okutulması şart. Okutma anında konum, saat, teknisyenin dijital imzası ve iş fotoğrafı kayda bağlanır.

Buradaki fikir imza ya da fotoğraf toplamak değil. İmza her yerde atılabilir, fotoğraf galeriden seçilebilir. Kaydı anlamlı kılan, bu verilerin asansörün başında ve işin yapıldığı anda üretilmiş olmasıdır. Zorunlu tutmamızın sebebi de bu; isteğe bağlı bırakılan bir doğrulama pratikte hiç kullanılmıyor.

Bakım içeriği de tek bir liste değil. Kontrol maddelerinin kendi periyotları var; her ziyarette maddelerin tamamı değil, sırası gelenler teknisyenin önüne düşüyor. Aylık, üç aylık ve yıllık kontrolleri aynı forma toplamak, uygulamada her ay aynı kutuların işaretlenmesiyle sonuçlanıyordu.

Süreyi ve kaydı dışarıya açmak

Bir bakım firmasının müşterisiyle en çok tartıştığı konu geç kalınan arızalardır. ASNPRO kritik arızalarda süreyi kendi takip ediyor: açıldıktan sonra dört saati aşan kritik arıza “SLA Aşıldı” olarak işaretleniyor. Bu işaret firmayı rahatsız etmek için değil, tartışmayı hafızadan çıkarıp kayda taşımak için var.

Aynı yaklaşımın ikinci adımı bina yöneticisi tarafı. Yönetici, sisteme hesap açmadan kendi binasına ait rapor bağlantısını görebiliyor. Müşteriye parola, kullanıcı hesabı ve kısa bir eğitim gerektirmeyen bir görünüm vermek, raporun gerçekten okunmasını sağlayan tek yol oldu.

Sahadaki hareketin maliyete dönüşmesi

Saha yazılımlarında sık görülen boşluk şudur: iş kapanır ama o işte ne harcandığı sistemde görünmez. Malzeme depodan elle düşülür, teknisyenin gün içinde nerede olduğu ayrı bir tabloda durur, maliyet ay sonunda tahminle çıkarılır.

ASNPRO’da stok çok depolu tutuluyor ve sahada kullanılan malzeme, iş kapanışında ilgili depodan düşüyor. Teknisyen ayrıca bir stok hareketi girmiyor; hareketi yaratan şey işin kendisi.

Personel tarafında maliyet bordro, avans ve SGK dahil hesaplanıyor; bir işin insan maliyeti net ücret üzerinden değil, firmaya gerçekte olan yük üzerinden görünüyor. Araçlar QR ile zimmetleniyor, konumları GPS ile izleniyor ve coğrafi çit tanımlanabiliyor. Böylece bir işin altındaki üç kalem de aynı kaydın parçası oluyor.

Mevzuat belgesini yazılımın üretmesi

Bu sektörde belge işi, yazılımın dışında bırakıldığında haftanın saatlerini yiyen bir tarafa dönüşüyor. Ödemesi gelmeyen binaya ihtarname hazırlanması, asansörün seyir defterinin tutulması, belediyeye bildirim yapılması ve faturanın kesilmesi birbirinden kopuk işler olarak kalıyor.

ASNPRO bu belgeleri sistemdeki veriden üretiyor: e-Arşiv faturası GİB tarafına bağlı çalışıyor; ihtarname, seyir defteri ve belediye bildirimi mevcut kayıtlardan hazırlanıyor. Belgeyi elden yazmak yerine veriden üretmenin asıl kazancı hız değil, belgedeki bilginin sistemdeki bilgiyle aynı olması.

Ters yönde de bir akış var: gelen fiş ve faturalar OCR ile okunuyor, kalem kalem elle girilmiyor. Okunan veri yine onaydan geçiyor; otomatik okumayı doğrulamasız kabul etmek, sonradan düzeltilmesi zor kayıtlar üretiyor.

Türkçe sesli asistanın gerçekten işlem yapması

Sesli asistan çoğu üründe gelişmiş bir arama kutusudur: söyleneni anlar, ilgili ekranı açar, gerisini kullanıcıya bırakır. Sahada bunun karşılığı yok; teknisyenin elleri doluyken ihtiyacı olan şey ekranın açılması değil, işin bitmesi.

ASNPRO’da asistan Türkçe konuşarak 50’den fazla işlemi yürütüyor. “Bakımı tamamla” ya da “200 lira tahsilat gir” dendiğinde ilgili kaydı bulup işlemi uyguluyor; yaptığı şey ekrandan yapılacak işin aynısı, kısayolu değil.

Bunu yazarken en çok uğraştığımız taraf Türkçenin kendisi oldu: ekler, sayıların konuşma dilindeki söylenişi ve sektörün kendi terimleri. İşlem yapan bir asistanda yanlış anlamanın maliyeti yüksektir; bu yüzden asistanın yapabileceği işlemler açıkça sınırlandırıldı, tanımlı olmayan bir isteği kendiliğinden yorumlamıyor.